Avtomatizacija skladiščnega poslovanja v praksi

Skladišče je eno od tistih poslovnih področij, kjer se napake hitro pokažejo drugje. Napačna zaloga vpliva na prodajo. Nepravilno evidentiran prevzem vpliva na nabavo. Napačno pripravljeno naročilo se pokaže pri kupcu. Zamuda pri vnosu podatkov pa pomeni, da vodstvo ne vidi dejanskega stanja, ampak samo približek.

Zato avtomatizacija skladiščnega poslovanja ni samo vprašanje hitrejšega dela v skladišču. Gre za način, kako podjetje ročne postopke nadomesti z digitalno vodenimi procesi, mobilnimi napravami, črtnimi kodami, povezavo z ERP sistemom in sprotnim zajemom podatkov. Cilj je, da so prevzemi, izdaje, premiki, komisioniranje, inventure in odprema natančno vodeni, sledljivi in povezani s širšim poslovanjem.

Sodobne WMS in ERP rešitve za skladišča običajno pokrivajo celoten tok blaga: od prejema in skladiščenja do priprave naročil in odpreme. Pri tem uporabljajo mobilno delo, skeniranje črtnih kod, avtomatizirane postopke in podatke v realnem času.

Zakaj je avtomatizacija skladišča pomembna

V ročnem skladiščnem delu je veliko prostora za zamike in napake. Če se prevzem v sistem vnese šele ob koncu izmene, stanje zalog medtem ni več zanesljivo. Če se komisioniranje izvaja po papirnem seznamu, se poveča možnost napačnega artikla, napačne količine ali napačne lokacije. Če se premiki blaga ne beležijo sproti, skladišče hitro postane odvisno od znanja posameznikov, ne od urejenega sistema.

Avtomatizacija te težave zmanjša zato, ker se podatki zajamejo tam, kjer nastanejo. Pri prevzemu, premiku, izdaji, inventuri ali odpremi. To pomeni manj ročnega vnosa, manj napak, hitrejše delo, boljšo sledljivost, bolj ažurno zalogo, lažje uvajanje zaposlenih in boljše odločanje na podlagi realnih podatkov.

Posebej pomembno vlogo ima mobilno skeniranje črtnih kod. Skladiščnik ne prepisuje šifer, ampak artikel, lokacijo ali nalogo potrdi s skeniranjem. Sistem lahko takoj preveri, ali gre za pravi artikel, pravo lokacijo in pravo količino. Napaka se zato ne odkrije šele pri odpremi ali reklamaciji, ampak že med izvajanjem postopka.

Kaj avtomatizacija v praksi vključuje

1. Digitalni prevzem blaga

Prvi pomemben proces je digitalni prevzem blaga. Pri ročnem prevzemu zaposleni pogosto preverjajo dokumente, količine in artikle na papirju ali pa podatke kasneje vnašajo v sistem. Pri digitalnem prevzemu skladiščnik uporablja mobilni skener ali drugo napravo. Artikel skenira, sistem preveri podatke in prevzem se zabeleži neposredno v ERP ali povezano skladiščno rešitev. Tako se zmanjša možnost, da bi bil artikel sprejet pod napačno šifro, napačno količino ali napačno lokacijo.

2. Digitalno vodenje lokacij v skladišču

Drugi pomemben element je vodenje lokacij. V številnih podjetjih zaposleni sicer vedo, kje je določeno blago, vendar ta informacija ni dovolj dobro zapisana v sistemu. To deluje, dokler je skladišče majhno in dokler naloge opravljajo isti ljudje. Pri večjem številu artiklov, več lokacijah ali pogostejšem menjavanju nalog pa tak način hitro postane tvegan. Digitalno vodenje lokacij omogoča, da sistem pokaže, kje je artikel, koliko ga je, kam ga je treba premakniti in s katere lokacije naj se pripravi za izdajo.

3. Avtomatizacija komisioniranja za manj napak pri odpremi

Velik učinek ima tudi avtomatizacija komisioniranja. Namesto da skladiščnik dela po papirnem seznamu, ga sistem vodi po nalogi. Zaposleni skenira artikel, sistem pa preveri, ali je izbral pravi izdelek, pravo količino in pravo lokacijo. To zmanjša napake pri odpremi in vračila zaradi napačno pripravljenih naročil. Mobilne WMS rešitve prav zaradi validacije s črtnimi kodami pogosto izboljšajo natančnost pri prevzemu, izdaji in pripravi naročil.

4. Sprotno stanje zalog za boljše poslovne odločitve

Enako pomembno je sprotno stanje zalog. Pri ročnem delu zaloga pogosto zaostaja za dejanskim stanjem, ker se dokumenti vnašajo šele kasneje. Tak zamik lahko povzroči napačne poslovne odločitve. Če se zaloga posodobi ob izvedbi postopka, vsak prevzem, premik ali izdaja takoj vpliva na aktualno stanje. To je pomembno za prodajo, nabavo, proizvodnjo, finance, planiranje in vodenje zalog.

5. Hitrejša in natančnejša inventura

Avtomatizacija olajša tudi inventuro. Brez digitalne podpore je inventura pogosto počasna, obremenjujoča in nagnjena k napakam. Z mobilnimi napravami zaposleni skenirajo artikle in lokacije, sistem pa sproti primerja dejansko stanje s sistemskim stanjem. Poleg letne inventure lahko podjetje uvede tudi ciklično štetje, kjer redno preverja del zalog in hitreje odkrije neskladja.

6. Sledljivost blaga od prevzema do izdaje

Dodaten poslovni pomen ima sledljivost. Podjetje lahko natančno vidi, kdaj je bilo blago prevzeto, kdo ga je prevzel, kam je bilo uskladiščeno, s katere lokacije je bilo izdano, kateri kupec ga je prejel in kateri seriji ali lotu pripada. To je posebej pomembno v panogah, kjer so sledljivost, kakovost in skladnost pomembni za poslovanje.

ERP ali WMS: kaj podjetje dejansko potrebuje

Pri skladiščnem poslovanju se pogosto pojavi vprašanje, ali podjetje potrebuje ERP, WMS ali oboje. ERP je širši poslovni sistem. Pokriva finance, prodajo, nabavo, zaloge, proizvodnjo, računovodstvo in druge procese. WMS je bolj specializirana rešitev za upravljanje skladišča. Osredotoča se na prevzeme, lokacije, premike, komisioniranje, odpreme, inventure in optimizacijo skladiščnih nalog.

V praksi je najboljša rešitev pogosto povezava obeh sistemov. ERP skrbi za širše poslovne podatke, skladiščna rešitev pa za operativno delo v skladišču. Če je skladiščna rešitev neposredno integrirana v ERP okolje, podjetje dobi manj podvajanja, boljšo podatkovno usklajenost in boljši nadzor nad celotnim procesom.

To je tudi razlog, zakaj so rešitve za mobilno skladiščno delo v okolju Microsoft Dynamics smiselne za podjetja, ki že uporabljajo ta poslovni sistem. Povezava z Microsoft Dynamics 365 SCM, FO, AX, BC ali NAV omogoča, da se skladiščne operacije, skeniranje in ERP podatki povežejo v enoten proces.

Zakaj je integracija z ERP ključna

Avtomatizacija skladišča nima prave vrednosti, če podatki ostanejo ločeni od poslovnega sistema. Če skladiščna aplikacija ne komunicira dobro z ERP sistemom, lahko nastanejo razlike med dejansko zalogo in zalogo v ERP. Prodaja lahko vidi napačne podatke, nabava ne ve, kaj je bilo dejansko prevzeto, finance delajo na nepopolnih podatkih, proizvodnja pa nima prave slike materiala.

Ko so skladiščni postopki povezani z ERP, se poslovni procesi izvajajo bolj usklajeno. Prevzem vpliva na zalogo. Izdaja vpliva na naročilo. Komisioniranje vpliva na odpremo. Inventura vpliva na korekcije zalog. Vodstvo pa dobi bolj zanesljive podatke za odločanje.

V tem delu ima pomembno vlogo tudi mobilna rešitev. Mobilni skener avtomatizacijo prenese na skladiščna tla. Zaposleni ne potrebujejo stalnega vračanja do računalnika, ampak naloge izvajajo neposredno med delom. Sistem uporabnika vodi skozi postopek: skeniraj artikel, potrdi lokacijo, vnesi količino in zaključi nalogo. To ni samo tehnološka izboljšava, ampak sprememba načina dela.

Zakaj je delovanje brez povezave pomembno

Skladišča niso vedno idealno omrežno okolje. Wi-Fi povezava je lahko slabša zaradi debelih sten, kovinskih konstrukcij, hladilnic, večjih objektov, zunanjih površin ali logističnih con. Če mobilna rešitev deluje samo ob stalni povezavi, lahko izpad omrežja ustavi delo.

Zato je možnost dela brez povezave pomembna prednost. Offline delovanje omogoča, da zaposleni nadaljujejo z delom tudi ob slabši povezavi. Ko se povezava povrne, se podatki uskladijo s sistemom. To zmanjša zastoje in poveča zanesljivost procesa. V praksi je to zelo konkreten argument: skladišče ne sme obstati zato, ker je povezava začasno nestabilna.

Največje poslovne koristi in pogoste napake pri uvedbi

Največje koristi avtomatizacije skladišča so:

1. večja produktivnost,
2. manj napak,
3. boljša točnost zalog,
4. hitrejše uvajanje zaposlenih,
5. boljša sledljivost,
6. lažje obvladovanje rasti.

Zaposleni porabijo manj časa za ročno iskanje, preverjanje, prepisovanje in popravljanje podatkov. Več časa ostane za dejansko skladiščno delo. Ko se obseg naročil poveča, pa podjetje lahko obdela več naročil brez sorazmernega povečanja administrativnega dela.

Avtomatizacija slabih procesov ne reši težav

Pri uvedbi pa je treba biti previden. Prva pogosta napaka je, da podjetje avtomatizira slabe procese. Če niso jasna pravila za prevzem, dodeljevanje lokacij, premike, komisioniranje, izjeme in odgovornosti za popravke, tehnologija tega ne bo samodejno uredila.

Premalo pozornosti uporabnikom

Druga napaka je premalo pozornosti uporabnikom. Skladiščniki morajo rešitev dejansko uporabljati. Če je vmesnik zapleten, uvedba ne bo uspešna. Zato je uporabniku prijazen vmesnik pomemben del projekta, ne dodatek.

Slabo pripravljeni osnovni podatki

Tretja napaka je slaba priprava osnovnih podatkov. Artikli, enote mere, lokacije, črtne kode, pakiranja, serije ter pravila prevzema in izdaje morajo biti urejeni. Avtomatizacija je zanesljiva samo toliko, kot so zanesljivi podatki, na katerih temelji.

Nezadostno testiranje pred uvedbo

Četrta napaka je nezadostno testiranje. Pred polno uvedbo je treba preveriti glavne procese: prevzem, premike, komisioniranje, odpremo, inventuro, offline delo in vračila. Tudi pri uporabi mobilnih skladiščnih aplikacij je smiselno testirati izbrano strojno opremo pred nakupom oziroma uvedbo, ker se naprave, okolja in načini uporabe razlikujejo.

Kako se rešitev RCL Group ujema s potrebami skladišč

RCL Group svojo rešitev smiselno pozicionira kot mobilno ERP rešitev za skladiščenje, ki povezuje skladiščno delo z obstoječimi Microsoft Dynamics sistemi. To je pomembno, ker skladiščna digitalizacija ne sme biti izoliran dodatek. Največjo vrednost ima takrat, ko je povezana s širšim ERP okoljem.

Povezava z Microsoft Dynamics 365 SCM, FO, AX, BC in NAV je močan argument za podjetja, ki že uporabljajo Microsoftovo poslovno okolje. Takšna podjetja običajno ne želijo ločenega skladiščnega sistema, ki bi ustvarjal dodatno kompleksnost. Potrebujejo rešitev, ki se vključi v obstoječe procese in omogoča usklajene podatke.

RCL poudarja tudi enostaven uporabniški vmesnik, manj časa za usposabljanje, digitalno vodenje postopkov, validacijo črtnih kod, real-time vpogled v zaloge, offline delovanje in prilagodljivost rasti podjetja. Vse to so ključni elementi sodobnega skladiščnega poslovanja. Rešitev mora podpreti dejanske postopke podjetja, ne pa podjetja prisiliti v neprimeren proces.

Za podjetje, ki želi urediti skladišče, zmanjšati napake in povezati operativno delo z ERP podatki, je to bistvena smer: najprej urediti procese, nato zagotoviti mobilno izvedbo v skladišču in na koncu poskrbeti, da se vsak pomemben podatek takoj odrazi v poslovnem sistemu.